Een vergaderruimte huren: waar moet je opletten?

Wanneer je veel in teamverband werkt, of samenwerkt met externe bedrijven of collega’s, komt het weleens voor dat jullie een vergaderzaal moeten afhuren. Het huren van een vergaderruimte is handig wanneer je absoluut niet gestoord wilt worden, of om een centraal punt te creëren tussen verschillende vestigingen. Maar waar moet je nou op letten tijdens het afhuren van een vergaderlocatie ? In dit artikel zetten we wat punten op een rijtje.

Capaciteiten

Dit is misschien wel de belangrijkste vraag; hoeveel mensen moeten er komen? Het huren van 100 vierkante meter voor 10 personen heeft bijvoorbeeld totaal geen zin, en zo maak je alleen maar extra om kosten. Daarentegen is een te kleine ruimte, met te veel mensen ook niet effectief. Schat van te voren goed in hoeveel mensen er komen, zodat je de ideale vergaderruimte kunt afhuren waarin voldoende er plek is voor iedereen.  Vraag jezelf ook de vraag ‘wie komen er?’, een vergadering tussen de topmensen van het bedrijf vergt een betere en professionelere locatie dan bijvoorbeeld voor een SCRUM-meeting.

Wat is het doel van de vergadering?

Vergaderingen kunnen natuurlijk verschillende functies hebben. Bijvoorbeeld teambuilding, activiteiten, een meeting met nieuwe klanten, het bespreken van een nieuwe strategie etc.

Ook moet je rekening houden met het tijdstip van de dag, moet er bijvoorbeeld lunch geserveerd worden? Of houden jullie het bij koffie en thee? Er zijn dus verschillende punten waar je op moet letten. Vindt de vergadering rond lunchtijd plaats, zorg dan dat er bijvoorbeeld catering aanwezig is. Wordt de vergadering ondersteunt door bijvoorbeeld een powerpointpresentatie? Zorg dan dat er een digitaal boord beschikbaar is.

De locatie

De laatste vraag die je jezelf moet stellen ‘waar moeten de mensen vandaan komen?’

Komt bijvoorbeeld iedereen uit Amsterdam? Dan is het natuurlijk wel zo vanzelfsprekend dat je een locatie in Amsterdam uitzoekt. Moet iedereen uit verschillende delen van het land komen? Dan is een vergaderruimte Utrecht misschien handiger. Utrecht is een centraal punt in Nederland, en voor de meeste dus ook goed te bereiken.