Als je een congreslocatie wilt huren voor een zakelijke bijeenkomst of zakelijke presentatie, kan het moeilijk zijn om aan de slag te gaan. Het lijkt misschien eenvoudig, maar met zoveel opties in Nederland, kun je details over het hoofd zien die wel relevant zijn.
Niet alle congreslocaties zijn hetzelfde, maar hoe vind je dan de beste locatie? In deze blog bespreken we drie belangrijke onderdelen voor een geschikte congreslocatie.
1. Sfeervolle ambiance van de locatie
De hoeveelheid aan mogelijkheden bij verschillende locaties zorgt ervoor dat je lang moet zoeken, past het wel goed bij het thema wat je in gedachten hebt? Zoals een training, event bespreking of juist een feest.
De onderstaande ruimtes, zijn specifiek gesorteerd op thema, doelstelling en flexibiliteit:
- Als je een ontmoeting hebt met een klanten of belangrijke partners, kies dan een ruimte die makkelijk te bereiken is en professioneel oogt. Zorg ervoor dat er ook wifi en catering aanwezig is.
- Voor workshops die de hele dag duren, heb je mogelijk een flexibele ruimte nodig met catering op locatie. Het is een pre als er meerdere ruimtes beschikbaar zijn, voor de afwisseling. Anders zullen de deelnemers eerder afhaken.
- Staan er veel presentaties op de agenda? Dan zou een podium van pas komen. Je hebt op zijn minst hoogwaardige audio/visueel apparatuur voor evenementen nodig.
- Overweeg ook de grootte: wil je dat de ruimte ruim of vol aanvoelt als alle aanwezigen aanwezig zijn? Dit kun je bespreken met de ruimte eigenaar, je kunt vaak gebruik maken van schermen die de ruimte opdelen.
2. Faciliteit aanbiedingen
Bij het overwegen van een huur van een congresruimte, moet je weten wat is inbegrepen. Er zijn een paar elementaire dingen die je misschien nodig hebt, zoals:
- Betrouwbare Wi-Fi voor alle aanwezigen
- Een microfoon en luidsprekers
- Een projector
- Geschiktheid voor videoconferenties
Als iets niet is opgenomen in de huurprijs van de vergaderruimte, is dit een nieuw regelitem en moet je daarvoor budgettair zijn.
Kijk ook of dat de verhuurder beschikt over goede mensen die jou kunnen ondersteunen bij mogelijke defecten. Deze kunnen je enorm helpen en van je conferentie een succes maken.
3. Gemak en toegankelijkheid
Houd je deelnemers in gedachten bij het selecteren van de locatie. Je wilt een gemakkelijke ervaring voor hen creëren door:
- Een goed bereikbare locatie die gelegen ligt, om de reistijd te verminderen.
- Voldoende parkeergelegenheid, zorgt ervoor dat iedereen gemakkelijk het gebouw kan bereiken.
- Verstuur een overzicht van de contactgegevens en adressen.
Verwacht je deelnemers die extra fysieke toegankelijkheid nodig hebben? Zoek dan een ruimte die geschikt is hiervoor. Is er een rolstoelvriendelijke ingang en lift ter beschikking? Als huurder is het niet meteen duidelijk of dit aanwezig is, neem daarom contact op met de verhuurder of eigenaar van de locatie.
De bereikbaarheid, flexibiliteit, toegankelijkheid en voorzieningen zullen variëren per plaats. Zorg ervoor dat je dus deze 3 dingen overweegt voordat je een congres gaat organiseren.
Dutch
Geen reacties